結婚式直前にゲストから欠席の連絡が来た・・・
特に最近はコロナの関係もあり、ドタキャンされる機会も増えてしまったように感じます。
ゲストの人数に合わせて料理や引き出物の手配を進めていたため、欠席連絡が来た場合はキャンセルが必要です。
今回は、料理や引き出物のキャンセル料や期限について解説していきます！
欠席連絡が来て不安に思われている花嫁さんはぜひご参考ください！
料理のキャンセル料や期限は式場によって異なる
結論を言うと、一度決定した料理や引き出物のキャンセルは可能ですが、式場によって違約金や期限が異なります。
会場によって“キャンセル可能な時期は〇日まで”というように決まっており、キャンセル料に関しては「5日前30％、前日50％、当日100％」と決められていることがほとんどです。
中には、1ヶ月前からキャンセル料がかかる式場などもあります。
この辺りは式場によってかなり変動があるので、契約時に交わした書類をしっかり確認しておきましょう。
直接プランナーに確認するのも手です！
引き出物のキャンセルは直前だと変更が利かない
引き出物や引菓子をキャンセルしたい場合、料理と同様契約上のキャンセル期限内であれば可能です。
しかし、引き出物や引菓子の場合は、式場ではなく外部から取り寄せる必要があるため、直前になると変更が利かなくなるケースがほとんど。
料理はキャンセル料や違約金がかかりますが、引き出物や引菓子ですでに手配済みのものは、実費を支払って余った分は手元に残ってしまうことになります。
余ってしまった引き出物や引菓子は、自分たちで使ったり、身内や友達にあげたり、内祝いとして転用したりなど、さまざまな対処法があるので参考にしてみてください。
料理や引き出物以外のキャンセルにも要注意！
ゲストから直前になって欠席連絡がきた場合、料理や引き出物だけではなく、他のものもキャンセルが必要になるケースがあるので見落としのないように要注意です。
例えば遠方のゲストで新幹線やバス、宿泊先を手配していた場合、また、ヘアセットや着付けなどを予約していた場合などもキャンセルが必要になります。
うっかり忘れてしまうと当日になって不要なキャンセル料を支払わなければいけません。
他の準備で忙しく大変だとは思いますが、焦らず冷静になって無駄のないよう各項目のキャンセル対応を行っていきましょう！
ドタキャンされても焦らずに！各種対処方法
直前になって欠席の連絡が来るとき、焦ってしまう気持ちもわかりますが、各種手配が必要になってくるのでまずは冷静になって対処していきましょう。
直前欠席の式場への連絡の仕方
キャンセルできなかった料理や引き出物の対処法
席次表作成後のキャンセルの対処法
など、各種対処方法は下記の記事にてまとめていますので参考にしてみてください。
キャンセル料を未然に防ぐ方法
ゲストの直前欠席に伴うキャンセル料は、ゲストの都合や問題になるので未然に防ぐのは難しいかもしれません。
しかし、キャンセルの可能性を少しでも低くする方法はあります。
次の方法をぜひ実践してみてください。
事前にキャンセル料の情報を聞きメモを残しておく
前述した通り、キャンセル料は式場によってピンキリです。
契約時にスタッフから説明があると思いますが、細かい内容を覚えておくのは難しいと思うので、事前にキャンセル料の情報をメモに残しておくといいでしょう。
事前に知っておくことで心にもゆとりができ、未然にトラブルを防ぐことができます。
キャンセル料発生前のタイミングでゲストに出欠確認を行う
キャンセル料が発生する前に、一度ゲスト全員に出欠確認を行うといいでしょう。
ゲストが多い場合は大変かもしれませんが、キャンセルを未然に防げるはずです。
面倒だと思われてしまう可能性もありますが、ここ最近ではコロナの件もあるので、「欠席する場合は遠慮なくできるだけ早めにご一報ください」と伝えやすいでしょう。
連絡するだけ損はないと思うので、不安な方は実践してみてください。
先日は、結婚式への出席のご連絡をありがとうございます。
結婚式〇日前になりました。当日お会いできるのを楽しみにしています。
もし、欠席をする場合は、できるだけ早めにお伝えいただければと思います。
コロナの関係もありますので、ご自身の健康第一で遠慮なくご連絡ください。
まとめ
料理や引き出物のキャンセル料・期限は式場によって異なります。
契約時に説明があると思いますが、準備中の段階でもう一度確認をしておき、メモに残しておくといいでしょう。
欠席に伴うキャンセルはゲストの都合なのでなかなか未然に防ぐことは難しいですが、事前に連絡をしておくなどできることはあります。
焦らず冷静な判断と対応ができるようにしておくだけでも心にゆとりが持てますよ。
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